Oh ja, Blogs zu Projektmanagement gibt es wie Sand am Meer. Da stimme ich sowas von zu und gefühlt, habe ich den Großteil davon gelesen. Deswegen freut es mich umso mehr, dass es dich auf unsere Seite verschlagen hat. Der Projektlebenszyklus ist absolut keine neue Erfindung und die großen Projektmanagementstandards (DIN 69901:2009, PMBOK®Guide, PRINCE2®) greifen ihn in den unterschiedlichen Ausprägungen auf. Ich bin ein überzeugter Lebenszyklus-Fan. Warum? Ich denk, mal die Natur zeigt uns nur allzu gut, warum es funktioniert. Die Raupe Nimmersatt macht es
kleinen und großen Menschen deutlich. Also, wir haben’s irgendwie im Blut.
Lebenszyklus leicht greifbar
Das Buch „Die kleine Raupe Nimmersatt“ durchquert seit 1969 unzählige Kinderzimmer dieser Welt. In gut 64 Sprachen erhältlich und über 50 Millionen mal verkauft. Carle schreibt den Lebenszyklus einer etwas moppeligen, nicht ganz so hübsch anzusehenden Raupe auf ihrem Weg zum hübschen, glitzernden Schmetterling. Was macht Carle? Also wenn wir es mal auf Wirtschaft übersetzen. Er beschreibt einen Prozess. Es gibt einen Auslöser und durch das Zufügen von Inputs (also Schokolade, Äpfel, Blätter) kommt es zu einem Ergebnis, das glitzert. Ein Schmetterling. Wer jetzt meint, das ist ein überholter Vergleich oder im wirtschaftlichen Fachkontext absolut nicht tragbar, dann kann ich das nachvollziehen. Doch eines möchte ich, dem- oder derjenigen sagen, die besten Modelle oder Konzepte helfen nicht weiter, wenn sie nicht verstanden werden. Also in der gelebten Praxis zumindest. In meinem Studium habe ich oft damit gekämpft, Modelle bestehend aus mathematischen Formeln oder verzwickten Wortgefügen zu verstehen. Das auch gerne Mal stundenlang. Haben wir aber in der Praxis die Ressourcen dafür? Ist genug davon vorhanden? Dann ist es gut und Mitarbeiter:innen kann Theorie zur Umsetzung in die Praxis auf den Tisch gelegt werden. Oder man hat sie nicht – dann gibt es vielleicht jemanden, der Theorie in Praxis nachvollziehbar für andere übersetzen kann. Oder Theorie und Praxis klaffen so weit auseinander, dass die eine geografisch in London und die andere in Zimbawe verortet ist.
Projekt ist nicht gleich Prozess - auch nich, wenn wir voM lebenszyklus sprechen
Die Fachliteratur unterscheidet diese beiden Begriffe ganz klar. Projekte sind neuartig, bedeutsam, zielgerichtet, begrenzt und übergreifend. Projekte können prozesshaft verlaufen. Das gelingt ihnen meines Erachtens am einfachsten, wenn sie sich am Projektlebenszyklus orientieren. Jedes Projekt unabhängig von Größe und Kontext lässt sich in vier Phasen unterteilen.
- Projekt beginnen
- Projekt planen und vorbereiten
- Arbeitspakete erledigen
- Projekt abschließen
Dieses prozesshafte Arbeiten innerhalb von Projekten schafft Klarheit und Sicherheit. Es gibt den Mitarbeiter:innen genügend Freiraum in einem zugleich begrenzten Rahmen. Ihnen wird Sicherheit zuteil. Die erste Phase fokussiert auf eine gute Auftragsklärung, sodass Projektleiter:in und Projektauftraggeber:in ein gemeinsames Bild erhalten. Das beugt überraschende Wendungen durch falsch zurecht gelegte Verständnisse einer oder beider Parteien vor. In der zweiten Phase wird das Projekt durchdacht. In anderen Worten wird es geplant. Ich als absoluter Planungs-Junkie bin der Überzeugung, dass eine auf das Projekt abgestimmte Planung essenziell für jedes Projekt ist. Oder etwa nicht? Ich kann zum Beispiel nicht lesen, ohne dass ich mir vorher ein Buch, einen E-Reader oder etwas ähnliches zurechtgelegt habe. Ich kann nicht Auto fahren, ohne Auto und Führerschein. Also in anderen Worten, wie sollt ihr oder eure Mitarbeiter:innen wissen, was sie tun sollen, wenn ihnen Arbeitsmittel oder -inhalte fehlen. Das könnte schwierig werden und das magische Dreieck des Projektmanagements komplett aus den Bahnen werfen. In dieser Phase könnt ihr euch Gedanken machen, welche Risiken im Projekt auf euch zu kommen. Womit müsst ihr rechnen, wenn genau das und jenes eintritt? Und auch wie ihr damit umgehen wollt. In KMUs (klein – und mittelständischen Unternehmen) kann ein solches Bewusstsein, dass es Risiken und Konflikte in Projekten geben kann, bereits ausreichen. In größeren Organisationen oder Projekten bedarf es einem umfassenderen Risikomanagement. Zu Beginn planen, schließt nicht automatisch aus, dass nicht im Nachhinein Änderungen möglich sein können. Änderungen können immer einfließen. Sie müssen je nach Kontext und Auswirkung unbedingt mit dem Auftraggebenden abgesprochen werden. Nehmt euch die Zeit euer Projekt durchzuplanen. Überlegt euch, wohin ihr euer Schiff lenken wollt. Gibt es auf dem Weg Klippen oder hohen Wellengang? Vor allem macht euch für diese Eventualitäten bereit.
Arbeitspakete erledigen im projektlebenszyklus
Wenn ihr die Arbeitspakete abwickelt, dann achtet auf eine gute Kommunikation im Projektteam. Zumeist stehen diese Arbeitspakete in irgendwelchen Verbindungen zu anderen. Seid achtsam im Umgang mit den Ressourcen eurer Mitarbeiter:innen. Menschen, die überlastet oder frustriert
sind, können unter Umständen nicht fristgerecht liefern oder bringen Ergebnisse, die nicht dem gesetzten Qualitätserfordernis entsprechen. In anderen Worten bedarf es einer guten Zusammenschau der Projektleitung, einen perfekten Einsatz von Maßnahmen, um Abweichungen zu reduzieren oder zu verhindern. Unerlässlich jedoch sind die Menschen, die mitwirken, um das Projekt zu tragen. Ohne sie wird euer Projekt nicht den Erfolg bringen können, der zu Beginn gefordert wurde. Wenn Arbeitspakete nicht fristgerecht erledigt sind, kommt es zum Zeitverzug oder zu einem erhöhten Einsatz von Ressourcen. Irgendwie ein Teufelskreis, nicht wahr?
Endlich geschafft! das pprojekt ist Am Ziel
Feiern ist angesagt. Das Projekt ist abgeschlossen. Das Projektteam wird seinen Aufgaben entbunden. Feiert diesen Moment. Warum? Es ist ungemein wichtig, einen guten Abschluss zu finden. Lernerfahrungen zu sammeln, zu dokumentieren und für Folgeprojekte bereitzustellen. Wenn ich an die Menschen im Projekt denke, ist es relevant, dass es auch ihnen ermöglicht wird abzuschließen. Oftmals gehen Projekte über ein Jahr oder vielleicht auch länger. Alle im Team haben sich aneinander gewöhnt. Sie müssen loslassen. Helft ihnen dabei und ermöglicht ihnen ein gutes Loslassen. So können auch endlos wirkende Projekte vermieden werden. Es muss ein klarer Schlussstrich zwischen Projektabschluss und Übergabe in die Linienarbeit erfolgen.
Was meint Generartion z zum Projktlebenszyklus?
Projekte können so unterschiedlich verlaufen. Die meisten haben ein großes Ziel am Ende. Meistens ist der Weg dorthin lange oder nicht gerade der einfachste. Ein Projekt kann sich schon mal anfüllen als radelt man auf einem steinigen Schotterweg dahin. Ich denke man braucht zwei Dinge: Einen Planen über die möglichen Strecken mit Hindernissen und ein Team, welches sich bereit erklärt die unterschiedlichsten Routen auf sich zu nehmen. Dazu glaube ich, dass es wichtig ist, dass dann alle ein gemeinsames Bild vom Projekt haben. So biegt nicht eine:r versehentlich falsch ab. In der Schule begegne ich dem immer wieder: Wie soll man die Antwort bei einem Test kennen, wenn man nicht weiß, worum es tatsächlich geht?!?
VictoriaS Literatur tipp
Projektmagazin: https://www.projektmagazin.de/
Ihr wollt den Lebenszyklus in Projekten ausprobieren?
Dann meldet euch via Kontaktformular bei uns und wir stellen euch kostenlos eine Infografik zum Projektlebenszyklus zur Verfügung.
Wir lesen voneinander…
